رئیس اداره خدمات عمومی
عناوین وظائف و مسئوليتها :
- نظارت بر وظایف تعیین شده واحد دبیرخانه، امور خدمات عمومی و امور نقلیه به شرح زیر:
* دبیرخانه :
- نظارت بر جریان نامه های وارده و صادره و ثبت آنها در اتوماسیون اداری
- تفکیک و توزیع نامه های صادره و وارده از طریق ثبت در اتوماسیون به واحدهای مسئول پیگیری
- مدیریت، طبقه بندی و کدگذاری اسناد و مدارک مطابق مقررات و اصول بایگانی
- تهیه فرم های مورد نیاز و ارتباط با واحدها در خصوص تکمیل نامه های صادره
- ایجاد بایگانی نامه ها و نظارت بر به روز نگهداری آنها
- ایجاد سیستم مناسب جهت سهولت در دسترسی به نامه و پروندها
- پیوست کردن سوابق مربوط به نامه ها و تحویل سوابق و مدارک مورد نیاز مراجعین داخلی و خارجی
- حفظ اطلاعات پروندها و مدارک
- تهیه گزارشات مورد نیاز مقام مافوق
- تکثیر نامه ها، گزارشات و ...
- نظارت بر سرویس دستگاهها
- درخواست لوازم و ملزومات اداری مورد نیاز
* امور خدمات :
- نظارت بر کیفیت کار پیمانکاران بخش خدمات عمومی
- تعیین محل خدمت متصدیان خدمات عمومی و نظارت بر نظافت واحدها
- انجام امورخدمات ساختمانها ازقبیل تأسیسات وتجهیزات، روشنایی، سوخت، ... و تعمیرات و نگهداری
- انجام امور خدمات عمومی شامل امور آبدارخانه، پذیرایی و تشریفات و رعایت مقررات بهداشتی محیط
- نظارت وکنترل فعالیتهای مخابرات وپاسخگویی به مکالمات داخلی و خارجی و تعمیر و نگهداری وسایل ارتباطی
- انجام فعالیتهای مربوط به باغبانی و نگهداری فضای سبز
- انجام امور مربوط به جابجایی نامه ها
* امور نقلیه :
- برنامه ریزی جهت سرویس دهی به واحدها
- برنامه ریزی کارکرد اتومبیل ها و حضور و غیاب رانندگان
- رسیدگی به تصادفات و تخلفات رانندگان و امور مربوط به تعمیر و نگهداری و سرویس خودروها و هزینه های مربوطه
- انجام امور مربوط به شماره گذاری، طرح ترافیک و تقاضای خرید وسائط نقلیه و لوازم یدکی مورد نیاز
- برنامه ریزی جهت اعزام رانندگان به مأموریت درخواستی واحدها
- همکاری در تنظیم قرارداد با اتومبیل های استیجاری و پیمانکاران خصوصی
|